Azok a gazdálkodók, akik szerepelnek a Mezőgazdasági Kifizetési és Intervenciós Ügynökség (APIA) nyilvántartásában, és akiknek a növénykultúráiban a pedológiai aszály előzetes megítélésük szerint 30 százalékot meghaladó károsodást okozott, írásban kell értesíteniük a területileg illetékes önkormányzatot, mivel a hivatalos kárfelmérési eljárás csak a gazdálkodó bejelentése alapján indulhat el.
így amennyiben egy gazdálkodó több település határában is rendelkezik érintett parcellákkal, minden egyes önkormányzatnál külön bejelentést kell tennie az ott fekvő területekről. A bejelentés személyesen, papíralapon a polgármesteri hivatal székhelyén, valamint elektronikus úton is elküldhető, a formanyomtatványról, az elvárt adatokról és az esetlegesen csatolandó iratokról azonban célszerű előzetesen az illetékes önkormányzatnál érdeklődni.
Két külön határidőre kell figyelni
Az ősszel elvetett növénykultúrákban keletkezett károkat legkésőbb augusztus 1-jéig, a többi mezőgazdasági kultúrában tapasztalt veszteségeket pedig október 15-ig lehet bejelenteni.
míg az októberi határidő többek között a kukorica, a napraforgó, a szója, a burgonya és más tavasszal vetett növények esetében irányadó.
A határidőkbe az augusztus 1-jei, illetve az október 15-ei nap is beleszámít, ugyanakkor a gazdálkodóknak nem érdemes az utolsó napig várniuk, mivel
amelynek során a hatóságoknak még a növényállomány, a termés és a károsodás mértékének megállapítására alkalmas állapotban kell megvizsgálniuk a területet.
A bejelentéshez szükséges formanyomtatványról, a kitöltés módjáról és az esetlegesen csatolandó dokumentumokról a földterület szerint illetékes polgármesteri hivatal ad részletes tájékoztatást.

